Dans le domaine de la gestion administrative et financière, la note de frais est un véritable casse-tête. Il faut savoir que ces postes de dépenses sont importants, mais la tâche inhérente est à la fois chronophage et complexe. Pourtant, cela s’intègre dans le quotidien de l’entreprise, les entités concernées étant à tous les niveaux : salariés, dirigeants, service comptable, finances, etc. D’où l’utilité des outils automatisés tels que les applications mobiles. Pour une efficacité optimale, vous devez choisir votre logiciel en fonction de plusieurs critères clés.
Gestion des notes de frais : diverses solutions
Afin de gérer vos notes de frais de façon dématérialisée, plusieurs options se présentent à vous. En premier lieu, il y a les logiciels en ligne associés avec une appli note de frais. Ces outils sont incontournables pour la mobilité des collaborateurs. En effet, ils permettent aux employés d’enregistrer les frais professionnels en un seul geste, à partir de leur smartphone ou de leur ordinateur. Pour en savoir plus à ce sujet, rendez-vous sur un site spécialisé.
Par ailleurs, vous pouvez aussi opter pour les cartes bancaires professionnelles. Leur avantage réside essentiellement dans la traçabilité et l’usage sécurisé. Les cartes de paiement dernière génération peuvent s’adapter à tous les besoins, offrant un maximum d’autonomie aux utilisateurs.
Les entreprises qui disposent d’un serveur peuvent opter pour les logiciels accessibles depuis l’intranet. Ces outils peuvent facilement s’intégrer aux logiciels comptables de la société. Cette option convient davantage pour les structures qui comptent un grand nombre de collaborateurs, avec des postes de dépenses professionnelles qui incluent des frais autres que les indemnités de déplacement.
Applis notes de frais : un large panel de fonctionnalités
L’utilisation d’une application note de frais est une solution idéale pour les entreprises en raison de la grande variété de fonctionnalités. Parmi les plus communes, il y a la saisie intuitive, la gestion des pièces justificatives, les validations ou transmissions aux services concernés et les calculs automatiques. Les enregistrements sont ensuite reportés sur les fiches de paie. Ce système d’automatisation permet de réduire les risques d’erreur. D’autres applications offrent des fonctionnalités plus spécifiques comme le remplissage instinctif des formulaires par scan ou photo, l’association avec des logiciels de paie classiques et le classement systématique des notes de frais par catégorie (déplacement, repas, équipements…).
Par ailleurs, un outil de notes de frais doit tenir compte des mises à jour sur différents paramètres, telles que les taxes ou les barèmes d’indemnisation. Celles-ci pourront donc être intuitivement appliquées à chaque formulaire. Les risques associés à la gestion manuelle se voient nettement limités, notamment les difficultés d’estimation de la TVA ou encore les abus. Vous pourrez en effet détecter rapidement toute note de frais suspecte. Cela facilite d’autant plus le pilotage des dépenses inhérentes au fonctionnement de l’entreprise.
Logiciel note de frais : choisir le bon format
Grâce aux dernières évolutions technologiques, il existe sur le marché plusieurs types d’appli note de frais. Leur vocation commune est de simplifier le suivi de dépenses et le remboursement des frais auprès de vos collaborateurs. Les outils en ligne sont, pour la plupart, présentés sous forme de portail virtuel, ce qui favorise l’accessibilité. Certains logiciels sont associés à des applications téléchargeables sur divers types d’appareils. Lorsque l’outil est couplé avec l’appli logiciel de paie, l’automatisation et la comptabilisation sur les fiches de paie se font en temps réel. Certaines versions comportent un module qui permet de créer des espaces personnels pour les salariés. Ces derniers pourront alors saisir eux-mêmes leurs notes de frais.
Dans tous les cas, étant donné que les tâches de gestion consistent en un traitement fiscal et social des données, il est inévitable d’opter pour un outil fiable juridiquement.
Outils de note de frais : les critères de choix
Étant donné les avantages indéniables liés à l’automatisation de la gestion de notes de frais, vous ne devez plus hésiter à acquérir ce type d’outil. Néanmoins, il ne s’agit pas de choisir n’importe quelle application note de frais. Cette dernière doit avant tout convenir aux besoins de votre société. En effet, il faut opter pour un outil conforme aux exigences et aux attentes propres à votre organisme. Par exemple, il faut prendre en compte la compatibilité avec les logiciels existants (comptabilité, ERP…). De plus, la question de la mobilité doit être un critère essentiel, surtout si vos collaborateurs sont souvent amenés à se déplacer dans le cadre de leurs fonctions. Cela permet d'éviter les risques de pertes des factures ou de pièces justificatives, tout en fluidifiant l’ensemble du processus d’approbation. Il n’y a rien de tel, pour simplifier en même temps les démarches de remboursement et de comptabilisation. Évidemment, la question du coût demeure cruciale. Ceci étant, vous ne devez pas vous lancer tête baissée dans l’achat des logiciels les moins chers que vous trouvez sur le marché. Souvent, ces derniers fournissent des fonctionnalités limitées et sont difficilement adaptables aux situations particulières des entreprises.