Encore confidentielle il y a 10 ans, la signature électronique est désormais utilisée partout dans le cadre des démarches administratives aussi bien dans le secteur public que privé. Appelée également signature numérique ou signature digitale, elle se caractérise tout simplement comme une signature virtuelle ayant la même valeur juridique que la signature manuscrite. La seule condition étant de respecter un cadre précis. Ainsi, une seule question se pose : quels documents peut-on signer électroniquement ?
Signature électronique : principe et fonctionnement
La signature numérique est une sorte de confirmation et d’acceptation, tout comme la signature classique, mais de manière entièrement dématérialisée. Exactement comme la signature habituelle des documents en guise d’engagement, la signature virtuelle fonctionne sur le même principe. Et contrairement aux idées reçues, elle n’a pas plus ou moins de valeur qu’une signature classique. Toutefois, le gain de temps qu’elle procure est précieux notamment dans le cadre de la gestion administrative. Cela reste avantageux, aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels. Cependant, pour éviter toutes sortes d’abus, la justification légale de l’identité du signataire s’impose lorsqu’on souhaite signer un document de façon électronique.
Le justificatif d’identité peut alors prendre plusieurs formes, à savoir un code temporaire envoyé par mail ou par texto, une vérification des informations, un renvoi physique de contrat signé en ligne, etc. Sur ce, pour avoir plus d’informations concernant la signature en ligne et surtout avant de l’utiliser au sein de votre boîte, il vous est conseillé de consulter un site de service en ligne dédié uniquement à cet effet. Ainsi, suivez ce lien pour ce faire.
Quel est le cadre légal de la signature en ligne ?
La signature électronique existe depuis 2000. Pourtant, sa valeur légale est confirmée depuis 2014, via le règlement eIDAS du 23 juillet 2014 et est confirmée par les articles 1366 et 1367 du Code Civil. Depuis lors, elle est aussi valable que la signature traditionnelle apposée sur un support papier. Toutefois, l’ANSSI ou Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information insiste sur le fait que l’enregistrement de la signature par un Prestataire de service de confiance doit avoir lieu pour éviter tout risque de falsification et de détournement de l’e-signature.
Pour autant, l’organisme qui demande la signature se doit d’être référencé obligatoirement auprès de l’ANSSI afin d’offrir à cette dernière un cadre juridique fiable. Cela jouera en votre faveur en cas de litige. Pour faire simple, l’organisme qui vous couvre doit être en mesure de prouver la certification ANSSI pour assurer la conformité de l’outil de signature numérique. En toute évidence, la plateforme saas de votre choix doit être capable de garantir une e-signature fiable et légale à 100 %.
Quels sont les documents concernés par la signature en ligne ?
Dans un contexte où la signature digitale possède le même cadre légal qu’une signature manuscrite, son apposition est légale sur n’importe quel document. Parmi les documents les plus courants, il y a les contrats, à savoir le contrat de travail, le contrat de location, le bail, etc. Les documents d’entreprise comme le devis, la facture, le bon de livraison, le bon à tirer sont également concernés tout comme les différents types de documents RH. On parle ici de fiche de poste, d’avenant au contrat de travail, de convention de stage et autres.
Depuis quelques années, l’utilisation de la signature digitale sur les documents particuliers est fiable. Cela concerne le contrat d’assurance, les lettres de résiliation, le mandat de vente, les états des lieux, etc. Toutefois, le document à signer électroniquement doit être en format .PDF. Il s’agit du seul format autorisé en Europe pour l’heure pour recevoir la signature digitale.
Dans le cas où le document requérant la signature n’est pas en format .PDF, il faut convertir celui-ci avec des outils de bureautique. Après cela, vous pouvez apposer votre signature facilement et légalement. Cependant, l’intervention d’un tiers de confiance et habilité à recevoir les signatures électroniques est importante pour garantir la fiabilité des documents et surtout pour assurer votre sécurité.
Quels sont les avantages de cette solution ?
L’e-signature est avantageuse sur beaucoup de points à condition uniquement qu’elle soit une signature qualifiée. Ses avantages sont indéniables en comparaison avec son homologue manuscrite. Dans un premier temps, elle est infalsifiable et inimitable. En d’autres termes, il est impossible de la reporter sur un autre document. De ce fait, chacun peut désormais avoir sa propre signature numérique vu que sa clé privée est fortement liée à un document particulier. Pour autant, elle diffère à chaque nouvel envoi ou modification.
De plus, la signature digitale est non répudiable. En raison du degré de sécurité utilisé, il est quasiment impossible de contester sa signature. Par ailleurs, elle donne la possibilité de détecter rapidement les tentatives de falsification. Étant donné que la signature ne correspond plus au document d’origine même la suppression d’une partie de texte, cela ne passera pas inaperçu. Ce qui fait de la signature en ligne un excellent moyen de protéger un contenu. Il suffit de créer la signature électronique dans des conditions optimales de sécurité pour garantir sa valeur.